So muss die Verschlüsselung der Bewerbungsunterlagen, am besten über einen verschlüsselten Kanal, gewährleistet werden. Das Unternehmen ist auch verpflichtet, den Bewerber über die Art der Datenerhebung beim Bewerbungseingang zu unterrichten. Dies kann beispielsweise durch eine automatische Eingangsbestätigung erfolgen. Darüber hinaus darf die Speicherung der personenbezogenen Daten lediglich zweckgebunden sein und daher nicht gespeichert und auch nicht für andere Zwecke verwendet werden. Zusätzlich haben die Bewerber das Recht eine umfangreiche Auskunft über die gespeicherten Daten zu verlangen, daher sollte die Zweckgebundenheit immer im Personalmanagement-System hinterlegt werden. Bei einer Verletzung des Bewerberdatenschutzes hat der Kandidat das Recht, die nötige Aufsichtsbehörde einzuschalten. Die Beweislast bei einem möglichen Rechtsstreit liegt in Zukunft bei den Unternehmen und dieser sollte bei Sanktionen in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro beziehungsweise vier Prozent des globalen Umsatzes in Zukunft dringlichst vermieden werden. Es wird deutlich, dass der sorgfältige Umgang mit personenbezogenen Daten vor allem auch für kleine und mittelständische Unternehmen immer wichtiger wird.
Mit folgenden Schritten können sich die Unternehmen in Zukunft gegen die neuen Datenschutzverordnungen wappnen:
- IT-Abteilung bzw. IT-Berater im Bewerbungsprozess integrieren
- Hinzuziehen eines externen Datenschutzbeauftragten
- Einrichtung neuer Prozesse (Zugriffsmöglichkeiten, Eingangsbestätigung, etc.)
- Prozesse in Verfahrensdokumentation aufnehmen
- Bewusstsein der Mitarbeiter in Bezug auf Datenschutz erweitern
- Regelmäßige Schulungen und Dokumentation der Maßnahmen
Unternehmen sollten sich also frühzeitig mit den neuen Regelungen auseinandersetzen um ein böses Erwachen zu vermeiden. Als Personaldienstleister setzen wir uns mit diesem Thema frühzeitig und intensiv auseinander und können Sie diesbezüglich gerne in einem persönlichen Gespräch beraten.
Kontaktieren Sie uns hierzu per E-Mail unter info@sk-businessgroup.com oder telefonisch unter 0941 / 28 07 94 -0.
